Colaboradores
Preparación previa al evento:
- El equipo de planificación tiene que conectar y planificar los detalles del evento: fijar una fecha, encontrar un lugar (o plataforma en línea), organizar la logística y planificar el contenido. Consulte la sección Estrategia del evento y lista de comprobación de la planificación previa al evento.
Preparación del acto:
- Dedique tiempo suficiente a preparar el espacio. En los actos presenciales, esto incluye la instalación audiovisual, la señalización, la disposición del mobiliario y el catering. En los actos virtuales, asegúrese de que los medios de comunicación y los presentadores estén preparados.
Llegada y bienvenida:
- Una cálida bienvenida es crucial, sobre todo para los recién llegados. Esto marca el tono del acto. Ayude a los asistentes a sentirse cómodos orientándoles sobre el espacio y presentándoles a los demás.
El acto:
- Todo acto tiene un principio, un nudo y un desenlace:
- Comienzo: Reunir a los asistentes, establecer intenciones y objetivos, y transmitir el orden del día.
- Medio: Facilitar las actividades e interacciones básicas que cumplen el propósito del acto.
- Final: Concluir el evento, resumir los puntos clave y establecer intenciones para acciones futuras.
Limpieza y captura posteriores al acto:
- Recoge las presentaciones, fotos y notas del acto. En el caso de eventos físicos, asegúrese de que el lugar queda limpio. También es un momento excelente para informar al equipo de planificación y entablar un diálogo con los asistentes restantes.
Comunicaciones de seguimiento:
- Envíe un correo electrónico de resumen o una actualización posterior al evento con fotos, archivos de presentación, vídeos y notas. Destaque los próximos pasos y las reuniones futuras. Realice un seguimiento individual con los presentadores y los contactos clave. Puede considerar la posibilidad de grabar la reunión y luego utilizar IA para transcribir y resaltar los puntos clave para asegurarse de que no se le escapa nada.
Eventos y reuniones recurrentes:
- Las reuniones periódicas deben seguir una estructura similar y ayudar a establecer un ritmo para la comunidad. El seguimiento posterior al evento puede servir de base para la preparación de futuras reuniones.
Actos multitudinarios:
- En el caso de grandes eventos de varios días, mantenga una estructura coherente en la que cada día encaje en el arco general del evento.
Lista de planificación previa al acto
Con antelación:
Para que la planificación previa al acontecimiento sea eficaz, el equipo de planificación debe:
- Fijar una fecha y un tema: Determinar cuándo y en qué se centrará el acto.
- Elaborar un orden del día: Crear un flujo para el evento y practicar o prototipar partes si es necesario.
- Encontrar un lugar o una plataforma en línea: Asegúrese de que el espacio elegido pueda configurarse para satisfacer sus necesidades. Considere lugares como oficinas, bares/restaurantes y escuelas/aulas.
- Organice la logística: Planifique la comida, la venta de entradas, los suministros, el presupuesto, los patrocinadores y los artículos promocionales, como pegatinas y regalos.
- Invita y promociona: Envíe invitaciones y promocione el acto por correo electrónico y en las redes sociales. Comparta el programa de antemano para despertar el interés y crear expectativas. Considera la posibilidad de crear un hashtag para el evento.
- Planifique las actividades: En función de los objetivos del acto, organice los ponentes, los paneles, los temas de conversación y los ejercicios. Asegúrese de que todo esté listo a tiempo.
- Aclare funciones y responsabilidades: Asigne tareas para la logística del día, como el montaje, la recepción de los asistentes y la limpieza.
En el caso de las reuniones periódicas que se celebran a intervalos regulares en el mismo espacio, la planificación logística resulta más ágil.
En el caso de grandes eventos como hackathons, cursos de formación o conferencias, este tipo de planificación puede llevar meses e implicar a varios equipos.
El día del evento / in situ
Eventos físicos:
- Colocar señalización, mobiliario, equipos audiovisuales, comida, una zona de bienvenida/registro y etiquetas con los nombres.
Eventos virtuales:
- Garantizar que los medios de comunicación estén en cola, que los presentadores estén preparados y presentes, y que tanto los equipos audiovisuales como la tecnología del evento funcionen como se espera.
Preparar el espacio con cuidado y de forma colaborativa puede ayudarte a ser un anfitrión más centrado, reduciendo el estrés cuando lleguen los asistentes.
Cree un kit de herramientas para la organización de eventos
Considere la posibilidad de crear un kit portátil para ayudarle a organizar eventos, que incluya:
- Señalización
- Regalos (por ejemplo, pegatinas)
- Identificadores y bolígrafos
- Rotafolios y rotuladores
- Cámaras de vídeo/webcams
- Micrófonos
- Oradores
Facilitación de actos
A continuación se ofrecen consejos para facilitar un evento fluido e impactante que cumpla sus objetivos y proporcione una experiencia positiva a los asistentes.
Llegada y bienvenida:
- Si hay tiempo para mezclarse antes de que empiece el programa, presente a los asistentes para iniciar conversaciones y relaciones en parejas o grupos pequeños. Para ello, se puede ofrecer comida y bebida.
- Designe a personas o miembros que den la bienvenida a los recién llegados. Una mesa de bienvenida es ideal para esto y también puede mostrar folletos o artículos promocionales como pegatinas.
El comienzo:
- El comienzo es el momento de reunir a los asistentes, fijar intenciones y objetivos y esbozar el orden del día.
Puede incluir:
- Una declaración de bienvenida del anfitrión, que incluya la misión del grupo.
- Reconocimiento de normas, acuerdos o logística del evento.
- Presentar a los invitados y a los recién llegados.
- Agradecimiento a los patrocinadores.
- Anuncios a la comunidad.
- Una actividad para romper el hielo, que puede consistir en mezclarse.
La parte central:
- En el centro se desarrollan las actividades principales. Una vez orientados los asistentes, facilite los objetivos principales del acto.
Puede incluir:
- Presentaciones.
- Narración de historias.
- Debates temáticos.
- Grupos de trabajo.
- Sesiones de preguntas y respuestas.
- Sesiones de trabajo generativo.
Piense en cómo documentará el acto. ¿Se grabará? ¿Alguien tomará notas? ¿Habrá una sesión informativa al final?
Compruebe periódicamente con los asistentes si están recibiendo lo que desean y haga los ajustes necesarios. En el caso de grupos heterogéneos, considere la posibilidad de organizar debates por grupos para que los participantes puedan participar en las conversaciones más relevantes. (Más información sobre las unconferences).
El final:
El final es cuando reúnes a todos para concluir el evento y establecer las intenciones para el futuro.
Puede incluir:
- Puesta en común de lo aprendido y perspectivas, y realización de informes.
- Celebrar los logros alcanzados durante el acto.
- Debatir los próximos pasos y establecer intenciones para el futuro.
- Anuncios finales y agradecimientos.
- Tertulia final.
En el caso de los eventos virtuales, considere la posibilidad de organizar salas de descanso al final para continuar las conversaciones o permitir debates en grupos reducidos (de 2 a 4 personas).
Limpieza y captura tras el evento:
- Asegúrese de tener copias finales de todas las presentaciones y contenidos compartidos durante el evento.
- Documente y guarde otros materiales del evento (fotos, actas de reuniones, notas de lluvia de ideas, pizarras, registros de chat).
- Si los líderes del grupo se quedan después del evento, éste es un buen momento para planificar los aspectos básicos del próximo evento.
- Fíjate en los miembros que se queden; puede que estén interesados en ayudar con la limpieza o en ser anfitriones de futuros eventos.
- Considere la posibilidad de cargar las presentaciones en la base de datos de contenidos y ponentes de la Red de Grupos de Autodesk.
Comunicaciones de seguimiento:
- La comunicación de seguimiento es valiosa tanto para los asistentes como para los que no pudieron asistir.
- Haga un seguimiento rápido. Si ha grabado vídeos, intente pulirlos y subirlos en un plazo de 24 horas.
- Celebrar el éxito de un acto reciente puede ser una excelente forma de promocionar el siguiente. Si el próximo evento ya está planeado, informa a la gente sobre él.
- Envíe seguimientos individuales basados en las conversaciones y los contactos establecidos.
- Dé las gracias a los ponentes y pregúnteles si les gustaría volver a dar una conferencia en el futuro.
- Considere la posibilidad de enviar una encuesta tras el acto.
- Haga un seguimiento específico de los nuevos asistentes para conocer su experiencia.