استضافة الأحداث

[#1]

تعد الفعاليات فرصاً قوية للتعلم وبناء العلاقات وتطوير الأفكار وإيجاد الإلهام. في حين أن الفعاليات الشخصية يمكن أن تكون مؤثرة بشكل خاص، إلا أن الفعاليات عبر الإنترنت يمكن أن تكون فعالة بنفس القدر من خلال اتباع أنماط مماثلة. تتضمن الاستضافة الناجحة للفعاليات الإعداد والتنفيذ والمتابعة.

التحضير قبل الفعالية: 

• يحتاج فريق التخطيط إلى التواصل والتخطيط لتفاصيل الفعالية: تحديد موعد، والعثور على مكان (أو منصة عبر الإنترنت)، وترتيب الخدمات اللوجستية، والتخطيط للمحتوى. ارجع إلى قسم استراتيجية الفعالية وقائمة مراجعة التخطيط لما قبل الفعالية. 

إعداد الفعالية: 

• خصص وقتاً كافياً لإعداد المكان. بالنسبة للفعاليات الفعلية، يشمل ذلك إعداد الصوت والصورة واللافتات وترتيب الأثاث وتقديم الطعام. بالنسبة للفعاليات الافتراضية، تأكد من أن وسائل الإعلام ومقدمي العروض جاهزون وجاهزون. 

الوصول والترحيب: 

• الترحيب الحار أمر بالغ الأهمية، خاصة للقادمين الجدد. فهذا يحدد مسار الفعالية. ساعد الحضور على الشعور بالراحة من خلال توجيههم إلى المكان وتعريفهم بالآخرين. 

الفعالية: 

• لكل جدول أعمال فعالية بداية ووسط ونهاية:  

• البداية: جمع الحاضرين معًا، وتحديد النوايا والأهداف، ونقل جدول الأعمال. 

• الوسط: تسهيل الأنشطة والتفاعلات الأساسية التي تحقق الغرض من الفعالية. 

• النهاية: اختتام الحدث، وتلخيص النقاط الرئيسية، وتحديد النوايا للإجراءات المستقبلية. 

التنظيف والتقاط ما بعد الفعالية: 

• جمع العروض التقديمية والصور والملاحظات من الفعالية. بالنسبة للفعاليات المادية، تأكد من تنظيف المكان. هذا أيضًا وقت ممتاز لاستخلاص المعلومات مع فريق التخطيط والتفاعل مع أي من الحضور المتبقين. 

متابعة الاتصالات: 

• أرسل بريدًا إلكترونيًا موجزًا أو تحديثًا لما بعد الحدث مع الصور وملفات العروض التقديمية ومقاطع الفيديو والملاحظات. سلّط الضوء على الخطوات التالية والاجتماعات المستقبلية. المتابعة بشكل فردي مع مقدمي العروض والاتصالات الرئيسية. قد ترغب في التفكير في تسجيل الاجتماع ثم استخدام الذكاء الاصطناعي لتدوين النقاط الرئيسية وإبرازها لضمان عدم تفويت أي شيء. 

الفعاليات والاجتماعات المتكررة: 

• يجب أن تتبع الاجتماعات المتكررة هيكلاً مماثلاً وتساعد في إنشاء إيقاع للمجتمع. يمكن أن تفيد المتابعة بعد الحدث في التحضير للاجتماعات المستقبلية قبل الحدث. 

الفعاليات الكبيرة: 

• بالنسبة للفعاليات الكبيرة التي تستغرق عدة أيام، حافظ على هيكلية متناسقة مع كل يوم يتناسب مع قوس الحدث الكلي 

قائمة مراجعة التخطيط لما قبل الفعالية 

قبل الحدث: 

يتطلب التخطيط الفعال قبل الفعالية من فريق التخطيط ما يلي: 

• تحديد التاريخ والموضوع: تحديد الموعد والموضوع الذي ستركز عليه الفعالية. 

• صياغة جدول أعمال: إنشاء تدفق للفعالية والتدرب على أجزاء منها أو وضع نموذج أولي لها إذا لزم الأمر. 

• البحث عن مكان أو منصة على الإنترنت: تأكد من إمكانية تهيئة المكان المختار لتلبية احتياجاتك. ضع في اعتبارك أماكن مثل المكاتب والحانات/المطاعم والمدارس/الفصول الدراسية. 

• ترتيب الخدمات اللوجستية: خطط للطعام وحجز التذاكر واللوازم والميزانية والرعاة والمواد الترويجية مثل الملصقات والهدايا الترويجية. 

• الدعوة والتسويق: أرسل الدعوات وروّج للفعالية عبر البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي. شارك جدول الأعمال مسبقاً لإثارة الاهتمام وتحديد التوقعات. فكر في إنشاء هاشتاج للفعالية. 

• خطط للأنشطة: بناءً على أهداف الفعالية، رتب للمتحدثين، ونظم حلقات النقاش، وقم بصياغة مسودات للمحادثات، وخطط للتمارين. تأكد من أن كل شيء جاهز في الوقت المحدد. 

• توضيح الأدوار والمسؤوليات: تعيين المهام اللوجستية ليوم الفعالية مثل الإعداد والترحيب بالحضور والتنظيف. 

بالنسبة للاجتماعات المتكررة التي تُعقد على فترات منتظمة في نفس المكان، يصبح التخطيط اللوجستي أكثر بساطة. 

أما بالنسبة للفعاليات الكبيرة مثل الهاكاثونات أو الدورات التدريبية أو المؤتمرات، فقد يستغرق هذا النوع من التخطيط شهوراً ويتطلب مشاركة فرق متعددة. 

يوم الحدث / في الموقع 

الفعاليات المادية: 

• إعداد اللافتات والأثاث والمعدات السمعية والبصرية والطعام ومنطقة الترحيب/التسجيل وعلامات الأسماء. 

الفعاليات الافتراضية: 

• التأكد من أن الوسائط مصفوفة في الطابور، وأن مقدمي العروض جاهزون وحاضرون، وأن تكنولوجيا الصوت والصورة وتقنية الفعالية تعمل كما هو متوقع. 

يمكن أن يساعدك إعداد المكان بشكل مدروس وتعاوني على أن تصبح مضيفاً أكثر ثباتاً في استضافة الفعاليات، مما يقلل من التوتر عند وصول الحضور. 

إنشاء مجموعة أدوات لاستضافة الفعاليات 

ضع في اعتبارك إنشاء مجموعة أدوات محمولة لمساعدتك في استضافة الفعاليات، بما في ذلك: 

• اللافتات 

• غنيمة (مثل الملصقات) 

• بطاقات الأسماء والأقلام 

• اللوحات القلابة والأقلام 

• كاميرات الفيديو/كاميرات الويب 

• ميكروفونات 

• مكبرات الصوت 

تيسير الفعالية 

فيما يلي بعض النصائح لتيسير فعالية سلسة ومؤثرة تحقق أهدافك وتوفر تجربة إيجابية للحضور. 

الوصول والترحيب: 

• إذا كان هناك متسع من الوقت للاختلاط قبل بدء البرنامج، قم بتقديم الأشخاص لبدء المحادثات والعلاقات في أزواج أو مجموعات صغيرة. توفير الطعام والمشروبات يمكن أن يدعم ذلك. 

• عيّن مرحبين أو أعضاء للترحيب بالوافدين الجدد. تعتبر طاولة الترحيب مثالية لهذا الغرض ويمكنها أيضاً عرض النشرات أو المواد الترويجية مثل الملصقات. 

البداية 

• البداية هي عندما تجمع الحضور وتحدد النوايا والأهداف وتضع الخطوط العريضة لجدول الأعمال. 

قد تشمل: 

• بيان ترحيبي من المضيف، بما في ذلك مهمة مجموعتك. 

• إقرار بالمعايير أو الاتفاقات أو الخدمات اللوجستية للفعالية. 

• تقديم الضيوف والقادمين الجدد. 

• شكر الرعاة. 

• إعلانات المجتمع. 

• نشاط لكسر الجليد، يحتمل أن يتضمن الاختلاط. 

الوسط: 

• الوسط هو المكان الذي تتم فيه الأنشطة الأساسية. بمجرد أن يتم توجيه الحضور، قم بتسهيل الأهداف الرئيسية للفعالية. 

قد تشمل: 

• العروض التقديمية. 

• سرد القصص. 

• مناقشات المواضيع. 

• مجموعات فرعية. 

• جلسات الأسئلة والأجوبة. 

• جلسات العمل التوليدية. 

فكر في كيفية توثيق الحدث. هل سيتم تسجيلها؟ هل سيقوم شخص ما بتدوين الملاحظات؟ هل سيكون هناك استخلاص للمعلومات في النهاية؟ 

تحقق بانتظام من الحضور للتأكد من حصولهم على ما يريدون وتعديلها حسب الحاجة. بالنسبة للمجموعات غير المتجانسة، فكر في إجراء مناقشات منفصلة للسماح للمشاركين بالمشاركة في المحادثات الأكثر صلة بالموضوع. (تعرف على المزيد حول المؤتمرات غير المتجانسة). 

النهاية 

النهاية هي عندما تجمع الجميع معًا لاختتام الفعالية وتحديد النوايا للمستقبل. 

قد يشمل ذلك: 

• مشاركة الدروس المستفادة والأفكار وإجراء استخلاص المعلومات. 

• الاحتفال بالإنجازات التي تحققت خلال الفعالية. 

• مناقشة الخطوات التالية وتحديد النوايا المستقبلية. 

• الإعلانات النهائية والشكر. 

• الاختلاط النهائي. 

بالنسبة للفعاليات الافتراضية، فكر في استضافة غرف جانبية في النهاية لمواصلة المحادثات أو السماح بإجراء مناقشات جماعية صغيرة (2-4 أشخاص). 

تنظيف وتسجيل ما بعد الفعالية: 

• تأكد من حصولك على نسخ نهائية من أي عروض تقديمية ومحتوى تمت مشاركته خلال الفعالية. 

• قم بتوثيق وتخزين المواد الأخرى من الفعالية (الصور، ومحاضر الاجتماعات، وملاحظات العصف الذهني، واللوحات البيضاء، وسجلات الدردشة). 

• إذا بقي قادة المجموعة بعد الفعالية، فهذا وقت مناسب للتخطيط لأساسيات الفعالية التالية. 

• لاحظ الأعضاء الذين يبقون في الخلف؛ فقد يكونون مهتمين بالمساعدة في التنظيف أو استضافة الفعاليات المستقبلية. 

• ضع في اعتبارك تحميل العروض التقديمية إلى محتوى شبكة مجموعة Autodesk Group Network وقاعدة بيانات المتحدثين. 

اتصالات المتابعة: 

• تُعد اتصالات المتابعة ذات قيمة لكل من الحضور وأولئك الذين لم يتمكنوا من الحضور. 

• تابع بسرعة. إذا قمت بتسجيل مقاطع فيديو، فحاول صقلها وتحميلها في غضون 24 ساعة. 

• يمكن أن يكون الاحتفال بنجاح فعاليتك الأخيرة تسويقًا ممتازًا لفعاليتك التالية. إذا تم التخطيط للفعالية التالية بالفعل، فأبلغ الناس عنها. 

• أرسل رسائل متابعة فردية بناءً على المحادثات والاتصالات التي تمت. 

• اشكر المقدمين وربما اسألهم عما إذا كانوا يرغبون في التقديم مرة أخرى في المستقبل. 

• فكر في إرسال استبيان بعد الفعالية. 

• المتابعة مع الحاضرين الجدد على وجه التحديد للاستفسار عن تجربتهم.