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Hola @e-Duardo
Sobre el tema de algun estandar o procedimiento me temo que no conozco mucho y no me atreveria a darte una recomendación, pero sobre el tema de Vault si puedo darte algunos comentarios:
Si es bastante util si se implementa correctamente ,te ayuda bastante a hacer lo que buscas, dar orden a los datos de diseño, te ayuda a tener todo centralizado en un servidor, controlar las versiones y en general trabajar de forma colaborativa sin dusplicar información y encontrar facilmente todos los archivos.
Algunas cosas que debes considerar son que la version que comentas es la basica (aqui puedes ver que hace), normalmente requieres de mas inversion para implementarlo (Servidor, SQL, o cambios en tu RED) y tambien un cambio en la forma en que trabajan, que por lo que comentas, ahora es un excelente momento para eso. Esta version te funciona bien para unos 10 usuarios y si requieres la version pro, esta se paga aparte.
Tambien te recomiendo busques con tu reseller ayuda para dimensionar la implementación, he visto empresas que terminan odiando Vault por una mala implementación.
En conclusion, creo que Vault es una excelente herramienta de Data Management, requiere de inversion de tiempo y dinero, pero ayuda bastante.
Claro que no es aburrido, que asi aprendemos todos.
De entrada no te vas a librar de crear un estandar para nombrar tus archivos, ahora que comentas que hacen mobiliario, he tenido alguna experiencia con empresas de este giro, y algunos tips que te puedo dar son:
* Busca que tu nombre siempre tenga la misma cantidad de caracteres
* Define las caracteristicas que describen totalmente a cada producto, por ejemplo: familia, linea, acabado, canto, largo, ancho, etc.
* crea codificaciones de la misma longitud para cada caracteristica, por ejemplo para acabado puede ser algo de 2 caracteres como: metalico=mt, melamina=ml, madera=md. este proceso seria con cada caracteristica.
* al final tendras nombres de la misma longitud como: perizq-fam1-red-ml-cas-120-060. donde al ver el puro nombre puedes decir exactamente que producto es
* en ocasiones para simplificar, tambien existe un nombre corto, o tambien se cren nombres por modulo y no por pieza, esto sirve mucho para otras áreas que no son diseño
* como comentaba en la otra respuesta, no se si ya exista un estandar con estas indicaciones, pero con las empresas que he trabajado, ellos mismos lo crean y documentan.
Ahora, al no trabajar con Vault esta excelente como lo haces, crear proyectos donde albergues piezas unicas y tener librerías donde estan las piezas comunes, incluso algo que puedes hacer es publicar esas piezas en la libreria de inventor y asi no tener que incluir la carpeta cada que hagas un nuevo proyecto.
Con vault todo se vuelve mas facil, en Vault aprovechas la metadata de los archivos, con esto es posible generar busquedas avanzadas con propiedades como familia, proyecto, estatus, revision, etc. es decir, no solo con información que maneja el explorador de windows, sino con información como las iproperties de inventor. Lo que hace Vault es que como tu dices, genera una base de datos SQL con toda esa información.
Vault te va guardando las versiones de los modelos, asi como los planos con sus revisiones, y una ventaja es que detecta y mantiene la relación entre los elementos, y puedes saber que plano corresponde a que version, tambien puedes saber que piezas o elementos estan siendo utilizados por algun ensamble, de forma que sabes que puedes afectar si modificas algo. Al cambiar una pieza, no necesariamente debes crear una nueva version del ensamble.
En la version pro de Vault puedes incluir la codificación de los nombres, no te va a decir como crear tu estandar, pero puedes programarlo de tal forma que forces a que siempre se respete el estandar que definiste.
Si me preguntan a mi, yo pensaria en ir gradualmente mejorando el flujo de trabajo, empezar por crear los estandares de nomenclatura, carpetas, etc. y despues de esto ya trabajar con Vault, al ser pocos podrian sin problemas manejar Vault Basic.
Repito, esto es lo que he visto yo y estaria genial que alguien mas pudiera dar su punto de vista
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