Hola, 

En realidad lo primero que deberían hacer es organizar todos los materiales en una base de datos compartida, así todos tienen disponible los mismo nombres de los materiales y todas sus propiedades.

Para eso, seleccioná de la solapa Manage --> Material, y en la parte de abajo, create new Library

Ese archivo se guarda en un servidor en común, y va a tener extensión .adsklib

Cuando uno genera una librería, la va a tener disponible en la lista de librería de materiales

Al generar una persona del equipo un material, luego lo arrastra desde la ventana de materiales a la librería.

Otra persona del equipo, abre esa librería y va a tener el material disponible con todas sus propiedades.

De esta manera no se superponen materiales, lo tienen todos disponibles, y con las mismas propiedades.

Saludos