De hecho así es como se trabaja, pero al vincular el modelo arquitectónico al estructural lo que se hace es que se copian/monitorean esos elemento para no tener que modelarlos otra vez.

Para lo del trabajo en equipo se debe de tener una red local ya configurada. Pero pueden haber muchas otras razones del problema, sería bueno que indiques con imágenes o algo específicamente el problema y que mensajes de aviso se muestran, etc.

Saludos.