Muchas gracias por los consejos @Organon , finalmente y tras discutirlo con los involucrados quedamos en un acuerdo de generar un subproyecto de "control de familias" y colocar 1 elemento de cada familia a utilizar en el proyecto, lo mismo cuando se cargue una se colocara en este espacio para tener un control, como el proyecto esta administrado y bajo supervicion de un encargado, quedamos en que cualquier elemento a cargar debera ser informado a este personaje sera una tarea algo compleja pero el proyecto al ser algo no muy grande y con elementos solo de hormigon y acero creemos que podremos hacer un seguimiento como deseamos, de igual manera investigare las lineas que me propones a ver que podemos armar para futuro