Nota: Este artigo foi escrito e publicado em inglês e é uma versão traduzida do original aqui.
Definição de uma norma CAD
"Frequentemente, o termo "padrão CAD"""" é associado apenas a um documento (desenho CAD), quando o produto final é apenas a ponta do iceberg." Há muito planejamento e execução que devem ser feitos em segundo plano para facilitar o processo de criação consistente e correta da documentação de suporte ao produto.
O verdadeiro valor das normas CAD
O valor de uma documentação clara e precisa do produto não pode ser subestimado. O produto produzido por uma organização não apenas representa seus recursos de projeto, mas também é a face da marca corporativa. Um fator chave para o sucesso de qualquer produto é a documentação de suporte desenvolvida para dar suporte a esse produto.
Uma organização precisa ter um protocolo bem estabelecido e testado para garantir que a documentação de seu produto seja precisa e consistente em toda a sua linha de produto.
Trabalhando com o bom, o ruim e o feio
Sendo projetista de CAD há muitos anos, revisei e editei vários desenhos CAD. Aprendi rapidamente a identificar um documento de qualidade versus um que precisa de melhorias.
À medida que uma empresa cresce, sua base de clientes se expande. Novos clientes em potencial muitas vezes contatam os clientes atuais antes de fazer negócios com uma organização. A reputação da empresa com os clientes existentes pode atrair ou repelir um novo cliente em potencial.
Um aspecto frequentemente negligenciado de um produto é sua documentação de suporte. Essa é a chave para o sucesso do cliente. O departamento de manutenção de um cliente deve confiar na documentação fornecida com o produto. Se a documentação for imprecisa, é provável que ocorram erros e que seja necessário tempo adicional para concluir uma tarefa. Isso complicará os problemas para o cliente e reduzirá sua produtividade. Isso pode parecer um detalhe menor, mas pode (e muitas vezes se torna) um problema maior.
O diabo está nos detalhes
"Pode-se pensar em não dar alta prioridade às preocupações com a documentação quando há prazos e problemas "reais"""" que afetam o envio de um produto." Certamente, você pode limpar a documentação e as linhas vermelhas bem o suficiente para enviar o produto. O que acontece quando você tem vários eventos acontecendo em um período de tempo apertado? A última consideração quando um cliente está pressionando você é a qualidade dos desenhos. A gerência quer que você envie e cumpra o cronograma como prioridade. Eles podem cobrar do cliente e conseguir o trabalho nos livros.
Trabalhei no ambiente descrito acima com empregadores anteriores. Naquela época, minhas funções incluíam apenas projeto de CAD, pois havia muitos produtos para enviar e um cronograma muito apertado. Uma grande preocupação levantada com meu gerente na época era a reutilização de documentos de projeto desatualizados. Um trabalho ruim de CAD feito uma vez é ruim; reutilizá-lo, pior ainda.
Quando a questão das normas foi levantada, disseram-me que não havia necessidade de investigar tais assuntos. Estávamos no processo de envio de dez máquinas para o mesmo cliente com um cronograma apertado e trabalhando sessenta horas por semana. Encontrei dez estilos diferentes de trabalho em CAD e muitas imprecisões, que deveriam ter sido corrigidas há muito tempo.
O resultado do não estabelecimento de padrões
Enviamos e cobramos todas as dez máquinas, e a gerência atingiu suas metas conforme planejado. Quando havia um pouco de tempo, voltei a abordar meu gerente sobre padrões. Ele respondeu que era uma possibilidade de investigar o assunto. Levei algum tempo e pesquisei quais protocolos e políticas estavam em vigor. Não havia nada estabelecido que eu pudesse apontar como um bom começo.
Quando apresentei minhas descobertas, ele as levou aos contadores de feijão para consideração. Eu estava pronto para começar a mergulhar no desafio. O processo de desenvolvimento de padrões e protocolos foi (e geralmente ainda é hoje) considerado despesas gerais.
Como minha tarefa seria considerada despesas gerais, isso encerrou meus esforços, pois as despesas gerais não eram criadoras de dinheiro. Por mais dados de backup que eu tivesse, ou estudos de caso, ninguém viu a tarefa como justificada. Voltei a usar dados obsoletos e dados de CAD incorretos para trabalhar com projetos futuros.
Avance alguns anos e uma nova administração foi estabelecida. Houve um esforço para estabelecer alguns protocolos e procedimentos padrão de projeto de CAD. No entanto, a abordagem foi baseada em comitês com pelo menos dez pessoas envolvidas. Houve algum progresso; Tentamos estabelecer metas e marcos reais a serem alcançados. O esforço acabou falhando devido ao número de pessoas envolvidas e suas preferências na definição dos marcos e metas. Não foi criada uma definição clara de como proceder.
Estávamos de volta à estaca zero e cobramos muitas horas altas para pessoas de mais de dez níveis gerenciais. É aqui que a maioria das organizações para. Sem padrões ou protocolos, e ainda funcionando da mesma forma que sempre fizeram, com os mesmos resultados.
O resultado final
O resultado de nossos esforços era previsível. Nenhum progresso foi feito sobre o assunto. Quando a administração viu o custo do esforço fracassado, eles encerraram quaisquer esforços adicionais para prosseguir com o desenvolvimento de padrões, que foram considerados um fracasso com base nos esforços anteriores.
O uso de dados imprecisos e obsoletos continuou a ser a norma para o departamento. Como eu era o macaco CAD do grupo, minhas preocupações foram desconsideradas.
Quando recebia um projeto de máquina repetido para um cliente existente, normalmente usava os dados legados de um trabalho antigo. Haveria pequenas atualizações e mudanças, como seria de esperar com qualquer reedição de um trabalho antigo. As alterações, por mais "pequenas" que fossem, eram demoradas por causa dos desenhos mal criados. Como isso acontecia com frequência, fui questionado sobre por que demorava tanto para reutilizar os dados existentes e apenas fazê-lo. Pessoas sem CAD não veem as complexidades de trabalhar em um desenho, pois essa não é sua tarefa. Eu normalmente acabaria fazendo o trabalho mínimo necessário e nada mais.
Se eu iniciasse um novo projeto, também precisaria usar dados herdados como base, pois o novo trabalho nunca incluía tempo para limpar a documentação.
Muitas reorganizações depois, ainda estávamos no mesmo lugar, sem pressão por padrões ou protocolos.
Um caminho a seguir
Aposto que a empresa ainda não possui padrões ou protocolos estabelecidos para sua documentação. Para o crescimento futuro e o crescimento bem-sucedido dos negócios, essa situação precisará mudar. As condições do setor mudaram e as empresas devem desenvolver políticas simplificadas para se manterem competitivas.
Este deve ser um processo dinâmico, pois os operadores de CAD serão adicionados ou transferidos para outros cargos, portanto, os requisitos da tarefa precisarão suportar essas mudanças.
Muitas vezes, depois que o "conceito de equipe" é tentado e falha, a tarefa é abandonada por causa do tempo e das despesas envolvidas. Qualquer processo que você tentar vender para a gerência precisará ter um respaldo sólido. O ROI será o que os contadores de feijão e a gerência se preocupam, bem como o tempo desde a implementação até a obtenção de resultados visíveis.
A gerência deve ver o valor de investir em documentação de qualidade, criada consistentemente dentro da organização como um recurso vendável para seus clientes. Algumas organizações serão mais fáceis de provar esse ponto do que outras. Faça sua pesquisa sobre a mentalidade corporativa com antecedência e planeje seu ataque em torno de quais pontos são de interesse para a administração.
Tenha um plano sólido, esteja pronto para alterá-lo na hora e documente tudo, até mesmo os detalhes que podem parecer sem importância (eles são para alguém no processo). Com este plano de ataque, você tem uma chance muito maior de sucesso.
Considerações finais
Vender mudanças processuais ou mudanças de políticas corporativas é sempre uma tarefa árdua. Faça sua pesquisa cedo e continue pressionando!
Nota: Este artigo foi escrito e publicado em inglês e é uma versão traduzida do original aqui.
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