Nota: Este artículo está escrito y publicado en inglés y es una versión traducida del original aquí.
Definición de una norma de CAD
El período "estándar CAD" a menudo se asocia solo con un documento (dibujo CAD), cuando el producto final es solo la punta del iceberg. Se debe realizar mucha planificación y ejecución en segundo plano para facilitar el proceso de creación de documentación de soporte de productos de manera consistente y correcta.
El verdadero valor de las normas de CAD
No se puede subestimar el valor de una documentación de producto clara y precisa. El producto producido por una organización no solo representa sus capacidades de diseño, sino que también es la cara de la marca corporativa. Un factor clave en el éxito de cualquier producto es la documentación de soporte desarrollada para respaldar dicho producto.
Una organización necesita contar con un protocolo bien establecido y probado para garantizar que la documentación de sus productos sea precisa y coherente en toda su línea de productos.
Trabajar con lo bueno, lo malo y lo feo
Como diseñador CAD desde hace muchos años, he revisado y editado numerosos dibujos CAD. Aprendí rápidamente a identificar un documento de calidad frente a uno que necesita mejoras.
A medida que un negocio crece, su base de clientes se expande. Los nuevos clientes potenciales a menudo se pondrán en contacto con los clientes actuales antes de hacer negocios con una organización. La reputación de la compañía entre los clientes existentes puede atraer o repeler a un nuevo cliente potencial.
Un aspecto que a menudo se pasa por alto de un producto es su documentación de soporte. Esta es una de las claves del éxito del cliente. El departamento de mantenimiento de un cliente debe basarse en la documentación suministrada con el producto. Si la documentación no es precisa, es probable que se produzcan errores y se requiera tiempo adicional para completar una tarea. Esto complicará los problemas para dicho cliente, además de reducir su productividad. Esto puede parecer un detalle menor, pero puede (y a menudo lo hace) convertirse en un problema mayor.
El diablo está en los detalles
Uno podría pensar que no dar alta prioridad a las preocupaciones de documentación cuando hay plazos y problemas "reales" que afectan el envío de un producto. Ciertamente, puede limpiar la documentación y las líneas rojas lo suficientemente bien como para enviar el producto. ¿Qué sucede cuando se organizan varios eventos en un período de tiempo ajustado? Lo último que hay que tener en cuenta cuando un cliente le presiona es la calidad de los dibujos. La gerencia quiere que envíe y cumpla con su cronograma como una prioridad. A continuación, pueden facturar al cliente y poner el trabajo en los libros.
He trabajado en el entorno descrito anteriormente con empleadores anteriores. En ese momento, mis tareas funcionales solo incluían el diseño CAD, ya que había muchos productos que enviar y un cronograma muy apretado. Una de las principales preocupaciones que se le planteó a mi gerente en ese momento fue la reutilización de documentos de diseño obsoletos. Un mal trabajo de CAD hecho una vez es malo; reutilizarlo, peor aún.
Cuando se planteó la cuestión de las normas, se me dijo que no había necesidad de investigar esas cuestiones. Estábamos en el proceso de enviar diez máquinas al mismo cliente en un horario apretado y trabajando sesenta horas a la semana. Encontré diez estilos diferentes de trabajo CAD y muchas imprecisiones que deberían haberse corregido hace mucho tiempo.
El resultado de no establecer estándares
Enviamos y facturamos las diez máquinas, y la gerencia cumplió con sus objetivos según lo planeado. Cuando hubo un poco de tiempo, volví a hablar con mi gerente sobre los estándares. Respondió que era una posibilidad para investigar el tema. Me tomé un tiempo e investigué qué protocolos y políticas estaban vigentes. No había nada establecido que pudiera señalar como un buen comienzo.
Cuando le presenté mis hallazgos, los llevó a los contadores de frijoles para su consideración. Estaba listo para comenzar a sumergirme en el desafío. El proceso de desarrollo de normas y protocolos se consideraba (y por lo general sigue siendo hoy en día) una sobrecarga.
Como mi tarea se consideraría sobrecargada, esto cerró mis esfuerzos, ya que la sobrecarga no era una creadora de dinero. Por muchos datos de respaldo que tuviera, o estudios de casos, nadie veía la tarea como justificada. Volví a usar datos obsoletos y datos CAD incorrectos para trabajar con los próximos diseños.
Unos años después, se estableció una nueva gerencia. Se ha intentado establecer un protocolo y unos procedimientos estándar de diseño CAD. Sin embargo, el enfoque se basó en un comité con al menos diez personas involucradas. Hubo algunos avances; Intentamos establecer metas e hitos reales a los que aspirar. El esfuerzo terminó fracasando debido a la cantidad de personas involucradas y sus preferencias para establecer los hitos y objetivos. No se ha creado una definición clara de cómo proceder.
Volvimos al punto de partida y habíamos cobrado muchas horas aéreas costosas a más de diez personas de nivel gerencial. Aquí es donde la mayoría de las organizaciones se detienen. Sin estándares ni protocolos, y siguen trabajando igual que siempre, con los mismos resultados.
El resultado final
El resultado de nuestros esfuerzos era predecible. No se avanzó en esta cuestión. Cuando la gerencia vio el costo del esfuerzo fallido, cerraron cualquier otro esfuerzo para continuar con el desarrollo de estándares, que se consideraron un fracaso en función de los esfuerzos anteriores.
El uso de datos inexactos y obsoletos siguió siendo la norma para el departamento. Como yo era el mono CAD del grupo, mis preocupaciones fueron ignoradas.
Cuando obtenía un diseño de máquina repetido para un cliente existente, normalmente usaba los datos heredados de un trabajo anterior. Habría actualizaciones y cambios menores, como cabría esperar de cualquier reedición de un trabajo antiguo. "Los cambios, aunque """"menores"""", requerían mucho tiempo debido a los dibujos mal creados." Como esto sucedía con frecuencia, me preguntaron por qué tardaba tanto en reutilizar los datos existentes y simplemente hacerlo. Las personas que no son de CAD no ven los entresijos de trabajar en un dibujo, ya que no es su tarea. Por lo general, terminaba haciendo el trabajo mínimo necesario y nada más.
Si empezaba un nuevo proyecto, también tenía que utilizar datos heredados como base, ya que el nuevo trabajo nunca incluía tiempo para limpiar la documentación.
Después de muchas reorganizaciones, seguíamos en el mismo lugar, sin presión para estándares o protocolos.
Un camino a seguir
Apostaría a que la empresa aún no tiene estándares ni protocolos establecidos para su documentación. Para un crecimiento futuro y un crecimiento empresarial exitoso, esta situación tendrá que cambiar. Las condiciones del sector han cambiado y las empresas deben desarrollar políticas simplificadas para mantener su competitividad.
Este debe ser un proceso vivo, ya que los operadores CAD se agregarán o pasarán a otras posiciones, por lo que los requisitos de la tarea deberán admitir estos cambios.
Con demasiada frecuencia, después de que el "concepto de equipo" se prueba y fracasa, la tarea se abandona debido al tiempo y los gastos involucrados. Cualquier proceso que intente vender a la gerencia deberá tener un respaldo sólido. El ROI será lo que les importe a los contadores de granos y a la administración, así como el tiempo desde la implementación hasta que se logren resultados visibles.
La gerencia debe ver el valor de invertir en documentación de calidad, creada consistentemente dentro de la organización como un elemento vendible para sus clientes. A algunas organizaciones les resultará más fácil demostrar este punto que a otras. Investigue sobre la mentalidad corporativa desde el principio y planifique su ataque en torno a los puntos que son de interés para la gerencia.
Tenga un plan sólido, esté preparado para cambiarlo sobre la marcha y documente todo, incluso los detalles que pueden parecer poco importantes (lo son para alguien en el proceso). Con este plan de ataque, tienes muchas más posibilidades de tener éxito.
Reflexiones finales
Vender a las empresas los cambios de procedimiento o de política siempre es una tarea ardua. ¡Investigue con anticipación y siga presionando!
Nota: Este artículo está escrito y publicado en inglés y es una versión traducida del original aquí.
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