Remarque : Cet article est écrit et publié en anglais et est une version traduite de l’original ici.
Définition d’une norme de CAO
Le durée « standard de CAO » est souvent associé uniquement à un document (dessin de CAO), alors que le produit final n’est que la partie émergée de l’iceberg. Il y a beaucoup de planification et d’exécution qui doivent se dérouler en arrière-plan pour faciliter le processus de création cohérente et correcte de la documentation d’assistance produit.
La véritable valeur ajoutée des normes de CAO
La valeur d’une documentation claire et précise sur les produits ne peut être sous-estimée. Le produit fabriqué par une organisation représente non seulement ses capacités de conception, mais il est également le visage de la marque de l’entreprise. Un facteur clé du succès d’un produit est la documentation à l’appui développée à cet effet.
Une entreprise doit mettre en place un protocole bien établi et testé pour garantir que la documentation de ses produits est précise et cohérente sur l’ensemble de sa gamme de produits.
Travailler avec le bon, le mauvais et le truand
En tant que concepteur CAO depuis de nombreuses années, j’ai révisé et édité de nombreux dessins de CAO. J’ai rapidement appris à distinguer un document de qualité d’un document qui doit être amélioré.
Au fur et à mesure qu’une entreprise se développe, sa clientèle s’élargit. Les nouveaux clients potentiels contactent souvent les clients actuels avant de faire affaire avec une organisation. La réputation de l’entreprise auprès des clients existants peut attirer ou repousser un nouveau client potentiel.
Un aspect souvent négligé d’un produit est sa documentation justificative. C’est l’une des clés de la réussite des clients. Le service de maintenance d’un client doit s’appuyer sur la documentation fournie avec un produit. Si la documentation est inexacte, il est probable que des erreurs se produisent et qu’il faille plus de temps pour accomplir une tâche. Cela compliquera les problèmes pour ledit client, ainsi que sa productivité. Cela peut sembler être un détail mineur, mais cela peut (et c’est souvent le cas) devenir un problème plus important.
Le diable est dans les détails
On pourrait penser à ne pas accorder une grande priorité aux problèmes de documentation lorsqu’il y a de « vrais » délais et problèmes ayant un impact sur l’expédition d’un produit. Certes, vous pouvez nettoyer la documentation et les lignes rouges suffisamment bien pour expédier le produit. Que se passe-t-il lorsque plusieurs événements se produisent dans un laps de temps serré? La dernière chose à prendre en compte lorsqu’un client vous pousse est la qualité des dessins. La direction veut que vous expédiiez et respectiez leur calendrier en priorité. Ils peuvent ensuite facturer le client et obtenir le travail dans les livres.
J’ai travaillé dans l’environnement décrit ci-dessus avec des employeurs précédents. À l’époque, mes tâches fonctionnelles ne comprenaient que la conception CAO, car il y avait beaucoup de produits à expédier et un calendrier très serré. L’une des principales préoccupations soulevées auprès de mon gestionnaire à l’époque était la réutilisation de documents de conception obsolètes. Un travail de CAO médiocre effectué une fois est mauvais; le réutiliser, c’est encore pire.
Lorsque la question des normes a été soulevée, on m’a dit qu’il n’était pas nécessaire d’enquêter sur de telles questions. Nous étions en train d’expédier dix machines au même client dans un délai serré et de travailler soixante heures par semaine. J’ai trouvé dix styles différents de travail de CAO et de nombreuses inexactitudes, qui auraient dû être corrigées il y a longtemps.
Le résultat de l’absence de normes
Nous avons expédié et facturé les dix machines, et la direction a atteint ses objectifs comme prévu. Quand j’ai eu un peu de temps, j’ai recontacté mon responsable au sujet des normes. Il a répondu qu’il était possible de se pencher sur la question. J’ai pris le temps de faire des recherches sur les protocoles et les politiques en place. Il n’y avait rien d’établi que je puisse considérer comme un bon début.
Lorsque j’ai présenté mes conclusions, il les a apportées aux comptoirs de haricots pour examen. J’étais prêt à me lancer dans le défi. Le processus d’élaboration de normes et de protocoles était (et est encore généralement aujourd’hui) considéré comme des frais généraux.
Comme ma tâche serait considérée comme des frais généraux, cela a mis fin à mes efforts, car les frais généraux ne rapportaient pas d’argent. Quelle que soit la quantité de données de sauvegarde dont je disposais ou d’études de cas, personne ne considérait la tâche comme justifiée. J’ai recommencé à utiliser des données obsolètes et des données de CAO incorrectes pour travailler sur les conceptions à venir.
Quelques années plus tard, une nouvelle direction a été mise en place. On s’est efforcé d’établir un protocole et des procédures standard de conception CAO. Cependant, l’approche était basée sur un comité avec au moins dix personnes impliquées. Il y a eu des progrès; Nous avons essayé d’établir des objectifs et de vrais jalons à atteindre. L’effort a fini par échouer en raison du nombre de personnes impliquées et de leurs préférences dans la définition des jalons et des objectifs. Aucune définition claire de la marche à suivre n’a été créée.
Nous étions de retour à la case départ et avions facturé de nombreuses heures de frais généraux coûteuses à plus de dix personnes de niveau gestionnaire. C’est là que la plupart des organisations s’arrêtent. Pas de normes ou de protocoles, et toujours travailler de la même manière qu’ils l’ont toujours fait, avec les mêmes résultats.
Le résultat final
Le résultat de nos efforts était prévisible. Aucun progrès n’a été réalisé sur cette question. Lorsque la direction a constaté le coût de l’échec de l’effort, elle a mis fin à tout autre effort visant à poursuivre l’élaboration de normes, qui ont été considérées comme un échec sur la base des efforts antérieurs.
L’utilisation de données inexactes et désuètes a continué d’être la norme pour le Ministère. Comme j’étais le singe CAO du groupe, mes préoccupations n’ont pas été prises en compte.
Lorsque je reçois une conception de machine répétée pour un client existant, j’utilise généralement les données héritées d’un ancien travail. Il y aurait des mises à jour et des changements mineurs, comme on peut s’y attendre avec toute réédition d’un ancien travail. Les changements, aussi « mineurs » soient-ils, ont pris beaucoup de temps en raison de dessins mal créés. Comme cela se produisait fréquemment, on m’a demandé pourquoi il fallait si longtemps pour réutiliser les données existantes et simplement le faire. Les personnes n’utilisant pas la CAO ne voient pas les subtilités du travail sur un dessin, car ce n’est pas leur tâche. Je finissais généralement par faire le minimum de travail nécessaire et rien de plus.
Si je commençais un nouveau projet, j’aurais également besoin d’utiliser les données héritées comme base, car les nouveaux travaux n’incluaient jamais de temps pour nettoyer la documentation.
De nombreuses réorganisations plus tard, nous étions toujours au même endroit, sans aucune pression pour des normes ou des protocoles.
La voie à suivre
Je parierais que l’entreprise n’a toujours pas de normes ou de protocoles établis pour sa documentation. Pour une croissance future et une croissance réussie de l’entreprise, cette situation devra changer. Les conditions de l’industrie ont changé et les entreprises doivent élaborer des politiques rationalisées pour rester compétitives.
Il doit s’agir d’un processus vivant, car les opérateurs CAO seront ajoutés ou déplacés vers d’autres postes, de sorte que les exigences de la tâche devront prendre en charge ces changements.
Trop souvent, une fois que le « concept d’équipe » a été essayé et a échoué, la tâche est abandonnée en raison du temps et des dépenses impliqués. Tout processus que vous tenterez de vendre à la direction devra avoir un soutien solide. Le retour sur investissement sera ce qui intéresse les compteurs de haricots et la direction, ainsi que le temps écoulé entre la mise en œuvre et l’obtention de résultats visibles.
La direction doit voir l’intérêt d’investir dans une documentation de qualité, créée de manière cohérente au sein de l’organisation en tant qu’actif vendable pour ses clients. Certaines organisations seront plus faciles à prouver à ce point que d’autres. Faites vos recherches sur l’état d’esprit de l’entreprise dès le début et planifiez votre attaque en fonction des points qui intéressent la direction.
Ayez un plan solide, soyez prêt à le modifier à la volée et documentez tout, même les détails qui peuvent sembler sans importance (ils le sont pour quelqu’un dans le processus). Avec ce plan d’attaque, vous avez beaucoup plus de chances de réussir.
Réflexions finales
Vendre des changements de procédure ou de politique à l’entreprise est toujours une tâche ardue. Faites vos recherches tôt et continuez à pousser!
Remarque : Cet article est écrit et publié en anglais et est une version traduite de l’original ici.
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