База знань Autodesk Group Network - Українською
Разом досягнемо більшого! Дізнайтеся, як налагодити зв'язок і співпрацю в нашій глобальній мережі груп користувачів.

Організація Заходів

Mitwirkende

Group Network Full Lock Up V2-01.png

Заходи – це потужні можливості для навчання, налагодження стосунків, розвитку ідей та пошуку натхнення. Хоча очні заходи можуть бути особливо результативними, онлайн-заходи можуть бути не менш ефективними, якщо дотримуватися схожих моделей. Успішне проведення заходу включає підготовку, проведення та подальші дії.

 

Підготовка до заходу:

  • Команда тих хто планує повинна об'єднати зусилля і спланувати деталі заходу: встановити дату, знайти місце проведення (або онлайн-платформу), організувати логістику і спланувати контент. Нижче буде розділ «Стратегія заходу та контрольний список для попереднього планування».

Підготовчі роботи перед заходом:

  • Виділіть достатньо часу на підготовку простору. Для фізичних заходів це включає налаштування аудіо- та відеотехніки, вказівників та банерів, розстановку меблів та кейтеринг. Для віртуальних івентів переконайтеся, що обладнання та ведучі мають відповідні дозволи і готові до роботи.

Прибуття та привітання:

  • Теплий прийом має вирішальне значення, особливо для новачків. Це задає тон заходу. Допоможіть учасникам почуватися комфортно, зорієнтувавши їх у просторі та познайомивши з іншими.

Захід:

  • Програма кожного заходу має початок, середину та кінець:
    • Початок: Зберіть учасників разом, визначте наміри і цілі та повідомте про порядок денний.
    • Середина: Сприяння основним видам діяльності та взаємодії, які відповідають меті заходу.
    • Завершення: Завершення заходу, узагальнення ключових моментів і визначення намірів щодо майбутніх дій.

Прибирання та збір даних після заходу:

  • Зберіть презентації, фотографії та нотатки з заходу. Якщо ви проводили фізичні заходи, переконайтеся, що місце проведення прибране. Це також чудовий час для підбиття підсумків з командою планування та спілкування з учасниками, що залишилися.

Подальша комунікація:

  • Надішліть підсумковий електронний лист або оновлення після заходу з фотографіями, файлами презентацій, відео та нотатками. Розкажіть про наступні кроки та майбутні зустрічі. Індивідуально зв'яжіться з доповідачами та ключовими партнерами. Можливо, ви захочете записати зустріч, а потім використати штучний інтелект для транскрипції та виділення ключових моментів, щоб нічого не пропустити.

Повторювані події та зустрічі:

  • Періодичні зустрічі повинні мати схожу структуру і допомагати встановленню ритму для спільноти. Подальші спостереження після заходу можуть допомогти у підготовці до майбутніх зустрічей.

Великі події:

  • Для великих, багатоденних заходів дотримуйтесь послідовної структури, щоб кожен день вписувався в загальний план заходу.

Контрольний список для планування перед заходом

Заздалегідь:

Ефективне планування перед заходом вимагає від команди планування наступних дій:

  • Визначити дату та тему: Визначте, коли і на чому буде зосереджена подія.
  • Скласти порядок денний: Створіть порядок денний заходу і, за необхідності, відпрацюйте або створіть прототипи окремих частин.
  • Знайдіть місце проведення або онлайн-платформу: Переконайтеся, що обраний простір можна налаштувати відповідно до ваших потреб. Розгляньте такі місця, як офіси, бари/ресторани та школи/класи.
  • Організуйте логістику: Сплануйте їжу, квитки, витратні матеріали, бюджет, спонсорів та рекламні матеріали, такі як наклейки та сувеніри.
  • Запрошуйте і продавайте: Розсилайте запрошення та рекламуйте захід електронною поштою та в соціальних мережах. Заздалегідь поділіться програмою заходу, щоб викликати інтерес і сформувати очікування. Подумайте про створення хештегу для події.
  • Сплануйте заходи: Виходячи з цілей заходу, підберіть спікерів, організуйте дискусійні групи, підготуйте питання для обговорення та сплануйте вправи. Переконайтеся, що все буде готово вчасно.
  • Розподіліть ролі та обов'язки: Розподіліть завдання для логістики в день заходу, такі як підготовка, привітання учасників і прибирання.

Для повторюваних зустрічей, що проводяться через регулярні проміжки часу в одному і тому ж приміщенні, логістичне планування стає більш раціональним.

Для великих заходів, таких як хакатони, тренінги або конференції, такий тип планування може зайняти місяці і залучати кілька команд.

 

День заходу/на місці

Фізичні заходи:

  • Підготуйте вивіски, меблі, аудіо- та відеообладнання, їжу, зону привітання/реєстрації та бейджики.

Віртуальні події:

  • Переконайтеся, що ЗМІ залучені, ведучі підготовлені та присутні, а аудіо- та відеотехніка працює належним чином.

Вдумливе та спільне облаштування простору допоможе вам стати більш врівноваженим організатором, зменшивши стрес, коли прибудуть відвідувачі.

 

Створіть набір інструментів для проведення заходів

Подумайте про створення портативного набору, який допоможе вам у проведенні заходів, зокрема

  • Вивіски
  • Сувеніри (наприклад, наліпки)
  • Бейджики та ручки
  • Фліпчарти та маркери
  • Відеокамери/вебкамери
  • Мікрофони
  • Динаміки

Фасилітація заходу

Ось поради, які допоможуть вам організувати ефективний захід, що відповідатиме вашим цілям і забезпечить позитивний досвід для учасників.

 

Прибуття та привітання:

  • Якщо є час для знайомства перед початком програми, представте людей, щоб розпочати розмову і налагодити стосунки в парах або малих групах. Забезпечення їжею та напоями може цьому сприяти.
  • Призначте наявних членів групи, щоб вони вітали новачків. Для цього ідеально підійде вітальний стіл, на якому також можна розмістити листівки або рекламні матеріали, наприклад, наклейки.

Початок:

  • Початок - це коли ви збираєте учасників, визначаєте наміри і цілі та окреслюєте порядок денний.

Він може включати:

  • Вітальне слово ведучого, включаючи місію вашої групи.
  • Підтвердження норм, домовленостей чи логістики заходу.
  • Представлення гостей і новачків.
  • Подяка спонсорам.
  • Оголошення для спільноти.
  • Вправа, що розтоплює криголам, яка потенційно може включати знайомство.

Середина:

  • Середина – це місце, де відбуваються основні заходи. Після того, як учасники зорієнтуються, допоможіть їм досягти головних цілей заходу.

Це може включати в себе

  • Презентації.
  • Розповіді.
  • Тематичні дискусії.
  • Робота в групах.
  • Сесії запитань та відповідей.
  • Генеративні робочі сесії.

Подумайте, як ви будете документувати подію. Чи буде вона записуватися? Хтось буде робити нотатки? Чи буде наприкінці підбиття підсумків?

Регулярно зв'язуйтеся з учасниками, щоб переконатися, що вони отримують те, що хочуть, і коригуйте за потреби. Для гетерогенних груп розгляньте можливість проведення секційних дискусій, щоб учасники мали змогу долучитися до найбільш актуальних розмов. (Дізнайтеся більше про неконференції).

 

Завершення:

Закінчення - це коли ви збираєте всіх разом, щоб завершити захід і визначити наміри на майбутнє.

Це може включати:

  • Обмін знаннями та ідеями, а також підбиття підсумків.
  • Відзначення досягнень, досягнутих під час заходу.
  • Обговорення наступних кроків і визначення майбутніх намірів.
  • Заключні оголошення та подяки.
  • Прощання.

Для віртуальних заходів розгляньте можливість проведення секційних засідань наприкінці заходу для продовження розмов або обговорення в малих групах (2-4 особи).

 

Прибирання та збір даних після заходу:

  • Переконайтеся, що у вас є остаточні копії всіх презентацій та контенту, яким ділилися під час заходу.
  • Задокументуйте та збережіть інші матеріали заходу (фотографії, протоколи зустрічей, нотатки мозкового штурму, дошки, журнали чату).
  • Якщо лідери груп залишаються після заходу, це чудовий час, щоб спланувати основи наступного заходу.
  • Зверніть увагу на учасників, які залишаються; вони можуть бути зацікавлені в допомозі з прибиранням або проведенні наступних заходів.
  • Подумайте про завантаження презентацій до Kowlidge Base та доповідачів Autodesk Group Network.

Подальша комунікація:

  • Подальша комунікація важлива як для учасників, так і для тих, хто не зміг відвідати захід.
  • Не зволікайте з відповідями. Якщо ви записали відео, постарайтеся відшліфувати та завантажити його протягом 24 годин.
  • Святкування успіху вашого нещодавнього заходу може стати чудовим маркетингом для наступного. Якщо наступна подія вже запланована, повідомте людей про неї.
  • Надішліть індивідуальні подальші повідомлення, засновані на розмовах і контактах, які ви встановили.
  • Подякуйте доповідачам і, можливо, запитайте, чи не хотіли б вони виступити ще раз у майбутньому.
  • Розгляньте можливість проведення опитування після заходу.
  • Окремо зв'яжіться з новими відвідувачами, щоб дізнатися про їхній досвід.