Organisation d'événements

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Les événements sont de formidables occasions d'apprendre, de nouer des relations, de développer des idées et de trouver l'inspiration. Si les événements en personne peuvent avoir un impact particulier, les événements en ligne peuvent être tout aussi efficaces en suivant des schémas similaires. La réussite de l'organisation d'un événement passe par la préparation, l'exécution et le suivi. 

Préparation de l'événement : 

• L'équipe de planification doit se mettre en relation et planifier les détails de l'événement : fixer une date, trouver un lieu (ou une plateforme en ligne), organiser la logistique et planifier le contenu. Reportez-vous à la stratégie de l'événement et à la liste de contrôle de la préparation de l'événement. 

Mise en place de l'événement : 

• Prévoyez suffisamment de temps pour aménager l'espace. Pour les événements physiques, il s'agit de l'installation audiovisuelle, de la signalisation, de la disposition du mobilier et de la restauration. Pour les événements virtuels, il faut s'assurer que les médias et les présentateurs sont en file d'attente et prêts. 

Arrivée et accueil : 

• Un accueil chaleureux est essentiel, en particulier pour les nouveaux arrivants. Il donne le ton de l'événement. Aidez les participants à se sentir à l'aise en les orientant dans l'espace et en les présentant aux autres. 

L'événement : 

• Tout programme d'événement comporte un début, un milieu et une fin :  

• Le début : Rassembler les participants, fixer les intentions et les objectifs, et communiquer l'ordre du jour. 

• Milieu : Faciliter les activités et les interactions essentielles qui permettent d'atteindre l'objectif de l'événement. 

• Fin : Conclure l'événement, résumer les points clés et définir les intentions pour les actions futures. 

Nettoyage et saisie après l'événement : 

• Rassembler les présentations, les photos et les notes de l'événement. Pour les événements physiques, veillez à ce que le lieu soit nettoyé. C'est également le moment idéal pour faire un débriefing avec l'équipe de planification et dialoguer avec les participants restants. 

Communications de suivi : 

• Envoyez un courriel récapitulatif ou une mise à jour post-événement avec des photos, des fichiers de présentation, des vidéos et des notes. Mettez l'accent sur les prochaines étapes et les réunions à venir. Assurez un suivi individuel avec les présentateurs et les personnes clés. Vous pouvez envisager d'enregistrer la réunion, puis d'utiliser l'IA pour transcrire et mettre en évidence les points clés afin de vous assurer de ne rien manquer. 

Événements et réunions récurrents : 

• Les réunions récurrentes devraient suivre une structure similaire et aider à établir un rythme pour la communauté. Le suivi post-événement peut contribuer à la préparation pré-événement des futures réunions. 

Grands événements : 

• Pour les grands événements de plusieurs jours, il convient de maintenir une structure cohérente, chaque jour s'intégrant dans l'arc de l'événement global. 

Checklist pour la planification d'un événement 

Avant l'événement : 

Une planification efficace avant l'événement exige de l'équipe de planification qu'elle 

• Fixer une date et un thème : Déterminer la date et le sujet de l'événement. 

• Élaborer un ordre du jour : Créer un flux pour l'événement et s'entraîner ou prototyper des parties si nécessaire. 

• Trouver un lieu ou une plateforme en ligne : Assurez-vous que l'espace choisi peut être configuré pour répondre à vos besoins. Pensez à des lieux tels que des bureaux, des bars/restaurants et des écoles/salles de classe. 

• Organiser la logistique : Prévoyez la nourriture, la billetterie, les fournitures, le budget, les sponsors et les articles promotionnels tels que les autocollants et les objets publicitaires. 

• Inviter et promouvoir : Envoyez des invitations et faites la promotion de l'événement par courriel et dans les médias sociaux. Partagez l'ordre du jour à l'avance pour susciter l'intérêt et définir les attentes. Envisagez de créer un hashtag pour l'événement. 

• Planifier les activités : En fonction des objectifs de l'événement, prévoyez des intervenants, organisez des groupes de discussion, rédigez des messages d'incitation à la conversation et planifiez des exercices. Veillez à ce que tout soit prêt à temps. 

• Clarifier les rôles et les responsabilités : Attribuez des tâches pour la logistique de la journée, telles que l'installation, l'accueil des participants et le nettoyage. 

Pour les réunions récurrentes qui se tiennent à intervalles réguliers dans le même espace, la planification logistique est plus rationnelle. 

Pour les événements de grande envergure tels que les hackathons, les formations ou les conférences, ce type de planification peut prendre des mois et impliquer plusieurs équipes. 

Le jour même / sur place 

Événements physiques : 

• Mettre en place la signalétique, le mobilier, l'équipement audiovisuel, la nourriture, une zone d'accueil/d'inscription et des badges. 

Événements virtuels : 

• S'assurer que les médias sont en file d'attente, que les présentateurs sont préparés et présents, et que les équipements audiovisuels et techniques fonctionnent comme prévu. 

Une préparation réfléchie et collaborative de l'espace peut vous aider à devenir un hôte mieux ancré dans la réalité et à réduire le stress à l'arrivée des participants. 

Créer une boîte à outils pour l'accueil d'un événement 

Envisagez de créer une trousse portable pour vous aider à accueillir des événements : 

• Signalisation 

• Des objets publicitaires (par exemple, des autocollants) 

• Des badges et des stylos 

• Tableaux à feuilles et marqueurs 

• Caméras vidéo/webcams 

• Microphones 

• Haut-parleurs 

Facilitation de l'événement 

Voici quelques conseils pour faciliter l'organisation d'un événement sans heurts et percutant qui répondra à vos objectifs et offrira une expérience positive aux participants. 

Arrivée et accueil : 

• Si vous avez le temps de vous mêler à la foule avant le début du programme, présentez les participants pour qu'ils entament des conversations et nouent des relations par paires ou en petits groupes. La mise à disposition de nourriture et de boissons peut contribuer à cet objectif. 

• Désignez des personnes ou des membres chargés d'accueillir les nouveaux venus. Une table d'accueil est idéale à cet effet et permet également d'exposer des dépliants ou des articles promotionnels tels que des autocollants. 

Le début : 

• Le début est l'occasion de rassembler les participants, de fixer les intentions et les objectifs, et de définir l'ordre du jour. 

Il peut comprendre 

• Une déclaration de bienvenue de la part de l'hôte, y compris la mission de votre groupe. 

• Reconnaissance des normes, des accords ou de la logistique de l'événement. 

• Présentation des invités et des nouveaux venus. 

• Remercier les sponsors. 

• Annonces à la communauté. 

• Une activité pour briser la glace, éventuellement en se mêlant aux autres. 

Le milieu : 

• C'est au milieu que se déroulent les activités principales. Une fois les participants orientés, facilitez les principaux objectifs de l'événement. 

Il peut s'agir de 

• Des présentations. 

• Des récits. 

• Discussions thématiques. 

• Groupes de discussion. 

• Des séances de questions-réponses. 

• Séances de travail génératives. 

Réfléchissez à la manière dont vous allez documenter l'événement. Sera-t-il enregistré ? Quelqu'un prend-il des notes ? Y aura-t-il un débriefing à la fin ? 

Vérifiez régulièrement auprès des participants qu'ils obtiennent bien ce qu'ils veulent et adaptez le cas échéant. Pour les groupes hétérogènes, envisagez des discussions en petits groupes afin de permettre aux participants de s'engager dans les conversations les plus pertinentes. (En savoir plus sur les conférences non conventionnelles). 

La fin : 

La fin est le moment où vous réunissez tout le monde pour conclure l'événement et fixer des intentions pour l'avenir. 

Il peut s'agir de 

• Partager les enseignements et les idées, et procéder à un bilan. 

• Célébrer les réalisations accomplies au cours de l'événement. 

• Discuter des prochaines étapes et fixer des intentions pour l'avenir. 

• Annonces finales et remerciements. 

• La rencontre finale. 

Pour les événements virtuels, envisagez d'organiser des salles de réunion à la fin pour poursuivre les conversations ou permettre des discussions en petits groupes (2 à 4 personnes). 

Nettoyage et saisie après l'événement : 

• Assurez-vous d'avoir les copies finales de toutes les présentations et de tous les contenus partagés pendant l'événement. 

• Documentez et conservez les autres supports de l'événement (photos, comptes rendus de réunions, notes de brainstorming, tableaux blancs, journaux de discussion). 

• Si les chefs de groupe restent après l'événement, c'est le moment idéal pour planifier les bases de l'événement suivant. 

• Remarquez les membres qui restent ; ils pourraient être intéressés par une aide au nettoyage ou à l'organisation d'événements futurs. 

• Envisagez de télécharger les présentations dans la base de données du contenu et des intervenants du réseau Autodesk Group Network. 

Communications de suivi : 

• Les communications de suivi sont précieuses tant pour les participants que pour ceux qui n'ont pas pu assister à l'événement. 

• Assurez un suivi rapide. Si vous avez enregistré des vidéos, essayez de les peaufiner et de les télécharger dans les 24 heures. 

• Célébrer le succès de votre dernier événement peut être un excellent moyen de promouvoir votre prochain événement. Si le prochain événement est déjà planifié, informez-en les gens. 

• Envoyez des suivis individuels en fonction des conversations et des liens établis. 

• Remerciez les présentateurs et demandez-leur éventuellement s'ils aimeraient faire une nouvelle présentation à l'avenir. 

• Envisagez d'envoyer une enquête après l'événement. 

• Effectuez un suivi spécifique auprès des nouveaux participants pour vous enquérir de leur expérience.