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Veranstaltungen sind eine hervorragende Gelegenheit, um zu lernen, Beziehungen aufzubauen, Ideen zu entwickeln und Inspiration zu finden. Während Präsenzveranstaltungen besonders wirkungsvoll sein können, können Online-Veranstaltungen ebenso effektiv sein, wenn sie nach ähnlichen Mustern ablaufen. Die erfolgreiche Ausrichtung einer Veranstaltung umfasst Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. 

Vorbereitung vor der Veranstaltung: 

• Das Planungsteam muss sich zusammenschließen und die Einzelheiten der Veranstaltung planen: ein Datum festlegen, einen Veranstaltungsort (oder eine Online-Plattform) finden, die Logistik organisieren und den Inhalt planen. Siehe Abschnitt „Veranstaltungsstrategie und Checkliste für die Planung vor der Veranstaltung“. 

Veranstaltungsaufbau: 

• Planen Sie ausreichend Zeit für die Einrichtung des Raums ein. Bei physischen Veranstaltungen umfasst dies die Einrichtung der AV-Technik, die Beschilderung, die Anordnung der Möbel und das Catering. Bei virtuellen Veranstaltungen sollten Sie sicherstellen, dass die Medien und Moderatoren in der Warteschlange stehen und bereit sind. 

Ankunft und Begrüßung: 

• Ein herzlicher Empfang ist besonders für Neuankömmlinge von entscheidender Bedeutung. Dies gibt den Ton für die Veranstaltung an. Sorgen Sie dafür, dass sich die Teilnehmer wohlfühlen, indem Sie sie mit dem Raum vertraut machen und sie anderen vorstellen. 

Die Veranstaltung: 

• Jedes Veranstaltungsprogramm hat einen Anfang, eine Mitte und ein Ende:  

• Anfang: Bringen Sie die Teilnehmer zusammen, legen Sie Absichten und Ziele fest und vermitteln Sie das Programm. 

• Mitte: Ermöglichen Sie die Kernaktivitäten und Interaktionen, die den Zweck der Veranstaltung erfüllen. 

• Ende: Beenden Sie die Veranstaltung, fassen Sie die wichtigsten Punkte zusammen und legen Sie die Absichten für zukünftige Maßnahmen fest. 

Aufräumen und Erfassen nach der Veranstaltung: 

• Sammeln Sie Präsentationen, Fotos und Notizen von der Veranstaltung. Bei physischen Veranstaltungen ist darauf zu achten, dass der Veranstaltungsort aufgeräumt wird. Dies ist auch ein hervorragender Zeitpunkt für eine Nachbesprechung mit dem Planungsteam und für den Austausch mit den verbleibenden Teilnehmern. 

Nachfasskommunikation: 

• Senden Sie eine zusammenfassende E-Mail oder ein Update nach der Veranstaltung mit Bildern, Präsentationsdateien, Videos und Notizen. Heben Sie die nächsten Schritte und zukünftigen Treffen hervor. Sprechen Sie mit den Vortragenden und wichtigen Kontaktpersonen einzeln nach. Sie können das Treffen aufzeichnen und dann mithilfe von KI die wichtigsten Punkte transkribieren und hervorheben, um sicherzustellen, dass Sie nichts verpassen. 

Wiederkehrende Veranstaltungen und Treffen: 

• Wiederkehrende Treffen sollten eine ähnliche Struktur aufweisen und dazu beitragen, einen Rhythmus für die Gemeinschaft zu etablieren. Die Nachbereitung von Veranstaltungen kann in die Vorbereitung zukünftiger Treffen einfließen. 

Großveranstaltungen: 

• Bei großen, mehrtägigen Veranstaltungen sollte eine einheitliche Struktur beibehalten werden, bei der jeder Tag in den Gesamtablauf der Veranstaltung passt. 

Checkliste für die Planung vor der Veranstaltung 

Vorab: 

Für eine effektive Planung vor der Veranstaltung muss das Planungsteam 

• ein Datum und ein Thema festlegen: Bestimmen Sie, wann und worauf sich die Veranstaltung konzentrieren soll. 
• Erstellen Sie eine Tagesordnung: Legen Sie den Ablauf der Veranstaltung fest und üben Sie Teile davon oder erstellen Sie bei Bedarf einen Prototyp. 
• Finden Sie einen Veranstaltungsort oder eine Online-Plattform: Stellen Sie sicher, dass der gewählte Raum an Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann. Ziehen Sie Veranstaltungsorte wie Büros, Bars/Restaurants und Schulen/Klassenzimmer in Betracht. 
• Organisieren Sie die Logistik: Planen Sie Verpflegung, Eintrittskarten, Material, Budget, Sponsoren und Werbeartikel wie Aufkleber und Werbegeschenke ein. 
• Einladen und vermarkten: Versenden Sie Einladungen und bewerben Sie die Veranstaltung per E-Mail und über soziale Medien. Teilen Sie das Programm im Voraus mit, um Interesse zu wecken und Erwartungen zu setzen. Erwägen Sie die Erstellung eines Hashtags für die Veranstaltung. 
• Planen Sie Aktivitäten: Organisieren Sie auf der Grundlage der Veranstaltungsziele Redner, organisieren Sie Podiumsdiskussionen, entwerfen Sie Gesprächsanregungen und planen Sie Übungen. Stellen Sie sicher, dass alles rechtzeitig fertig ist. 
• Klären Sie Rollen und Verantwortlichkeiten: Weisen Sie Aufgaben für die Logistik am Tag der Veranstaltung zu, wie z. B. Aufbau, Begrüßung der Teilnehmer und Aufräumen. 

Bei wiederkehrenden Treffen, die in regelmäßigen Abständen am gleichen Ort stattfinden, wird die logistische Planung effizienter. 

Bei Großveranstaltungen wie Hackathons, Schulungen oder Konferenzen kann diese Art der Planung Monate dauern und mehrere Teams umfassen. 

Tag der/Vor-Ort-Veranstaltung 

Physische Veranstaltungen: 

• Beschilderung, Möbel, AV-Geräte, Essen, einen Begrüßungs-/Registrierungsbereich und Namensschilder aufstellen. 

Virtuelle Veranstaltungen: 

• Stellen Sie sicher, dass die Medien in der Warteschlange stehen, die Moderatoren vorbereitet sind und präsentieren und sowohl die AV- als auch die Veranstaltungstechnik wie erwartet funktionieren. 

Wenn Sie den Raum sorgfältig und gemeinsam mit anderen vorbereiten, können Sie sich besser auf Ihre Rolle als Gastgeber einstellen und den Stress bei der Ankunft der Teilnehmer reduzieren. 

Erstellen Sie ein Toolkit für die Ausrichtung von Veranstaltungen 

Erwägen Sie die Erstellung eines tragbaren Kits, das Ihnen bei der Ausrichtung von Veranstaltungen hilft, einschließlich: 

• Beschilderung 
• Werbegeschenke (z. B. Aufkleber) 
• Namensschilder und Stifte 
• Flipcharts und Marker 
• Videokameras/Webcams 
• Mikrofone 
• Lautsprecher 

Event-Moderation 

Hier sind Tipps für eine reibungslose und wirkungsvolle Veranstaltung, die Ihre Ziele erfüllt und den Teilnehmern ein positives Erlebnis bietet. 

Ankunft und Begrüßung: 

• Wenn vor Beginn des Programms Zeit zum Kennenlernen bleibt, stellen Sie die Teilnehmer einander vor, um Gespräche und Beziehungen in Paaren oder kleinen Gruppen zu initiieren. Die Bereitstellung von Speisen und Getränken kann dies unterstützen. 
• Beauftragen Sie Begrüßungshelfer oder Mitglieder, Neuankömmlinge willkommen zu heißen. Ein Willkommenstisch ist dafür ideal und kann auch Flyer oder Werbeartikel wie Aufkleber enthalten. 

Der Anfang: 

• Zu Beginn versammeln Sie die Teilnehmer, legen Absichten und Ziele fest und skizzieren die Tagesordnung. 

Sie kann Folgendes umfassen: 

• Eine Begrüßungsansprache des Gastgebers, einschließlich der Mission Ihrer Gruppe. 
• Anerkennung von Normen, Vereinbarungen oder Logistik für die Veranstaltung. 
• Vorstellung von Gästen und Neuankömmlingen. 
• Dank an Sponsoren. 
• Ankündigungen für die Gemeinschaft. 
• Eine Aktivität zum Auflockern, bei der sich die Teilnehmer möglicherweise mischen. 

Der Mittelteil: 

• Im Mittelteil finden die Kernaktivitäten statt. Sobald die Teilnehmer orientiert sind, fördern Sie die Hauptziele der Veranstaltung. 

Dies kann Folgendes umfassen: 

• Präsentationen. 
• Geschichtenerzählen. 
• Themendiskussionen. 
• Arbeitsgruppen. 
• Frage-und-Antwort-Sitzungen. 
• Generative Arbeitssitzungen. 

Überlegen Sie, wie Sie die Veranstaltung dokumentieren werden. Wird sie aufgezeichnet? Macht jemand Notizen? Wird es am Ende eine Nachbesprechung geben? 

Halten Sie regelmäßig Rücksprache mit den Teilnehmern, um sicherzustellen, dass sie das bekommen, was sie wollen, und passen Sie die Veranstaltung bei Bedarf an. Bei heterogenen Gruppen sollten Sie Gruppendiskussionen in Betracht ziehen, damit die Teilnehmer an den für sie relevantesten Gesprächen teilnehmen können. (Erfahren Sie mehr über Unkonferenzen). 

Das Ende: 

Am Ende bringen Sie alle zusammen, um die Veranstaltung abzuschließen und Ziele für die Zukunft festzulegen. 

Dies könnte Folgendes beinhalten: 

• Austausch von Erkenntnissen und Einsichten sowie Durchführung von Nachbesprechungen. 

• Feiern der während der Veranstaltung erzielten Erfolge. 

• Besprechung der nächsten Schritte und Festlegung zukünftiger Absichten. 

• Abschließende Bekanntmachungen und Danksagungen. 

• Abschließendes Beisammensein. 

Bei virtuellen Veranstaltungen sollten Sie in Betracht ziehen, am Ende Breakout-Räume einzurichten, um Gespräche fortzusetzen, oder Diskussionen in kleinen Gruppen (2–4 Personen) zu ermöglichen. 

Aufräumen und Erfassen nach der Veranstaltung: 

• Stellen Sie sicher, dass Sie über die endgültigen Kopien aller Präsentationen und Inhalte verfügen, die während der Veranstaltung geteilt wurden. 
• Dokumentieren und speichern Sie andere Materialien der Veranstaltung (Fotos, Sitzungsprotokolle, Brainstorming-Notizen, Whiteboards, Chat-Protokolle). 
• Wenn Gruppenleiter nach der Veranstaltung bleiben, ist dies ein guter Zeitpunkt, um die Grundlagen für die nächste Veranstaltung zu planen. 
• Achten Sie auf Mitglieder, die zurückbleiben; sie könnten daran interessiert sein, beim Aufräumen zu helfen oder zukünftige Veranstaltungen auszurichten. 
• Erwägen Sie, Präsentationen in die Inhalts- und Rednerdatenbank von Autodesk Group Network hochzuladen. 

Nachbereitung der Kommunikation: 

• Die Nachbereitung der Kommunikation ist sowohl für die Teilnehmer als auch für diejenigen, die nicht teilnehmen konnten, von Nutzen. 
• Erledigen Sie die Nachbereitung schnell. Wenn Sie Videos aufgenommen haben, versuchen Sie, diese zu optimieren und innerhalb von 24 Stunden hochzuladen. 
• Die Feier des Erfolgs Ihrer letzten Veranstaltung kann ein hervorragendes Marketing für Ihre nächste Veranstaltung sein. Wenn die nächste Veranstaltung bereits geplant ist, informieren Sie die Menschen darüber. 
• Senden Sie individuelle Nachfassaktionen, die auf Gesprächen und geknüpften Kontakten basieren. 
• Danken Sie den Vortragenden und fragen Sie sie möglicherweise, ob sie in Zukunft wieder einen Vortrag halten möchten. 
• Erwägen Sie, eine Umfrage nach der Veranstaltung zu versenden. 
• Sprechen Sie insbesondere neue Teilnehmer an, um sich nach ihren Erfahrungen zu erkundigen.